¿Cómo reaccionaria si es que en su empresa se gastan más de 200,000 dólares sin planificación ni control, y que ni siquiera son conscientes de lo que hacen? Posiblemente haría una revolución en el área de compras. Después de leer este acápite es probable que también haga una revolución en el manejo de reuniones en su empresa.
Se ha comprobado estadísticamente que las reuniones le cuestan a la empresa un promedio de 10% de su planilla. Si una empresa tiene costos anuales de planilla de 2 millones de dólares, sus reuniones le cuestan 200,000 dólares. Pero con tanta inversión, ¿logramos resultados? ¿Invertimos el dinero de la empresa adecuadamente? Cuando en mis talleres de liderazgo pregunto a los participantes acerca de la cantidad de reuniones que se realizan en sus trabajos, más del 70% opina quo son más de las necesarias, y que 40% de las reuniones no son efectivas.
Imagínese que usted está en la Plaza Grau en medio de un atoro un autos terrible. Todos tocan la bocina y tratan, en vano, de avanzar. No hay policías y usted tiene una cita en cinco minutos. ¿Cómo se siente? Es esto, exactamente, lo que ocurre en las reuniones mal manejadas. Todos quieren hablar, todos tienen su propia dirección. Nadie dirige el tráfico de las conversaciones, no se avanza nada y el tiempo «vuela».
Con el aumento del trabajo en equipo, las personas están trabajando cada vez más en reuniones. ¿Cómo se logra tener reuniones efectivas?
A continuación se detallan algunas sugerencias.
Justifique la reunión
Recuerde que usted es e! responsable de manejar su tiempo. Si lo invitan a participar de reuniones, evalúe si debe asistir. Cuántas veces, estando ya sentado en una reunión, ha pensado: «¿qué diablos hago yo acá?» Que no le vuelva ocurrir Sea asertivo e indique los motivos por los cuales es preferible que usted no participe. Su hora de trabajo tiene un costo elevado y no debe desperdiciar los recursos de la empresa.
Si usted es el responsable de organizar la reunión, cuestiónese si realmente vale la pena tenerla. Si se trata sólo de compartir información. existen otras formas de hacerlo, como el correo electrónico o remitir informes impresos. Una reunión es necesaria cuando se deben tomar decisiones en conjunto, cuando se requiere motivar y unificar al equipo, cuando se tiene que resolver un problema que involucra al equipo o cuando es necesario planificar.
Planifique la reunión
Hacer una reunión sin agenda es como manejar un velero sin timón: la embarcación se dirige a cualquier destino. La corriente y los vientos la controlan. Lo mismo ocurre en una reunión sin agenda: las personas intervienen sin ninguna orientación clara, la reunión termina por lo general a la deriva y no se logran resultados. Planifique la agenda de la reunión, pásela por adelantado a los participantes y expónga la los primeros minutos de la reunión. Luego, de acuerdo con el tiempo, escoja en equipo los temas verdaderamente importantes y con céntrese en ellos.
Maneje el proceso
¿Qué pensaría si en un partido de fútbol el árbitro es miembro de uno de los equipos? No se puede dirigir y jugar un partido a la vez. No habría imparcialidad. Lo mismo ocurre cuando un líder es el encargado de moderar o facilitar una reunión. Éste tendría doble poder: poder de arbitro de la reunión y poder funcional. Los asistentes se sentirían cohibidos de participar o discrepar. Los líderes tienden a acaparar la atención. Por eso, es preferible que otra persona administre la re unión. Las funciones del moderador son planificar la reunión con apoyo del líder, dirigir el tráfico de intervenciones asignando y cuidando los tiempos, preocuparse de que los extrovertidos no acaparen la reunión y de que los introvertidos participen. Recuerde que los introvertidos no intervendrán a menos que usted les pregunte su opinión.
Asegúrese de iniciar la reunión leyendo los compromisos del acta anterior. Sino le hacemos seguimiento a los acuerdos, es posible que los encargos no se cumplan y los miembros del equipo se desmotiven.
Evalúe
Al finalizar la reunión pregunte: «¿qué debemos mejorar para la próxima reunión?» Abra una discusión en equipo durante los últimos cinco minutos de la reunión. Se sorprenderá de los resultados,
Finalmente, recuerde que las reuniones son para los equipos como el agua para las plantas. Un poco de agua las alimenta, las hace crecer y florecer. Demasiada agua las ahoga y las mata. No destruya a sus equipos con demasiadas reuniones o con reuniones interminables. Tenga pocas reuniones, bien dirigidas, y su personal, y la empre- sa serán los ganadores.
No hay comentarios:
Publicar un comentario